Автоматизация документооборота логистической компании
Интеграция с транспортными компаниями, автоматическая генерация ТТН и внедрение электронного документооборота.
Задача
Логистическая компания обрабатывала 500+ отправлений в день через СДЭК, Деловые Линии, ПЭК и собственный автопарк из 40 машин. Менеджеры вручную заполняли ТТН, товарные накладные и акты выполненных работ. При таком объёме ручной труд стал узким местом всего бизнеса.
- До 40 минут на оформление одной отправки — менеджер вручную заполнял данные в 3 системах: учётной, на сайте ТК и в Excel-реестре
- Ошибки при ручном вводе — в среднем 3–5% отправлений содержали ошибки в адресах или весогабаритных характеристиках, что приводило к возвратам и штрафам
- Бумажный архив на 3 комнаты — за 7 лет работы накопилось более 200 000 бумажных документов, поиск нужного акта занимал от 30 минут до 2 часов
- Сложности с бухгалтерией — закрытие периода задерживалось на 5–7 дней из-за сбора подписанных документов от контрагентов
- Отсутствие трекинга в едином окне — для отслеживания груза нужно было заходить на сайт каждой ТК отдельно
Компания теряла до 3 млн ₽ в месяц на ошибках, возвратах и оплате труда менеджеров, занятых документарной рутиной.
Решение
Разработали систему автоматизации документооборота с интеграциями в транспортные компании и систему ЭДО.
Этап 1: Аудит и проектирование (2 недели)
- Описали 8 типов документов и их жизненный цикл от создания до архивации
- Выявили точки дублирования данных и источники ошибок
- Спроектировали архитектуру с единой точкой ввода данных
Этап 2: Разработка и интеграции (6 недель)
- Интеграция с ТК — API СДЭК, Деловые Линии, ПЭК: автоматическое создание заявок, получение трек-номеров и статусов
- Генератор документов — автоформирование ТТН, накладных, актов по шаблонам с автозаполнением из справочников
- Единый трекинг — отслеживание всех отправлений в одном интерфейсе, независимо от перевозчика
- Валидация данных — проверка адресов через ФИАС, контроль весогабаритов, автоподбор тарифа
Этап 3: ЭДО и архив (2 недели)
- Интеграция с Диадок — отправка и подписание документов в электронном виде с контрагентами
- Электронный архив — централизованное хранение с полнотекстовым поиском на Elasticsearch
- Автоматическое закрытие периода — система формирует реестр подписанных и неподписанных документов для бухгалтерии
Технические детали
Система построена на FastAPI с асинхронной обработкой запросов к API транспортных компаний. Каждый запрос на создание отправки проходит через очередь Celery, что позволяет обрабатывать пиковые нагрузки без потери заявок. ЭДО реализовано через API Диадок, архив с полнотекстовым поиском на Elasticsearch индексирует все документы автоматически при создании.
Единый интерфейс трекинга
Менеджер видит все отправления — через СДЭК, Деловые Линии, ПЭК и собственный автопарк — в одном окне. Статусы обновляются автоматически через webhook-интеграции. При задержке доставки система отправляет алерт ответственному менеджеру и клиенту.
Результаты после 3 месяцев
- Время оформления отправки: с 40 минут до 5 минут (в 8 раз быстрее)
- 90% документов переведены в электронный формат через Диадок
- Пропускная способность менеджера выросла в 5 раз: со 30 до 150 заявок в день
- Ошибки в документах сократились с 3–5% до 0.2% благодаря валидации
- Закрытие бухгалтерского периода ускорилось на 5 дней
"Раньше один менеджер мог обработать 30 заявок в день. Теперь — 150. При этом ошибок стало в разы меньше."